Stabsstelle für Controlling
Stabsstelle für Controlling - Schaltstelle für Kosten- und Ergebnistransparenz im Regierungspräsidium Freiburg
Ende der 90er Jahre wurden in der Landesverwaltung Baden-Württemberg die Weichen zur Einführung moderner betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente gestellt. Die Landesregierung gab Anfang 2000 den Startschuss zur flächendeckenden Einführung in den Behörden des Landes und leitete eine auf vier Jahre ausgerichtete Projektphase ein. Die Projektumsetzung im Regierungspräsidium Freiburg wurde von der Stabsstelle für Controlling koordiniert. In der Anfangsphase lagen die Schwerpunkte in der Ablösung des bestehenden Haushaltmanagementsystems auf die kamerale SAP Branchenlösung für den öffentlichen Bereich, dem Aufbau einer Anlagenbuchhaltung, einer Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung und der Einführung eines SAP-gestützten Projektsteuerungssystems. In einem weiteren Schritt wurde ein auf SAP basierendes Führungsinformationssystem aufgebaut, mit dem die betriebswirtschaftlichen Daten adressatengerecht aufbereitet werden können.
Auf Basis dieser Informationssysteme wird es möglich, die Leistungen und Kosten des Verwaltungshandelns transparent zu machen und den Führungskräften Entscheidungshilfen im Umgang mit den immer knapper werdenden Personal- und Finanzressourcen an die Hand zu geben.
Unsere Aufgaben im Überblick:
Planung und Steuerung
Der Controllingprozess basiert auf Plangrößen. Eine wesentliche Aufgabe ist es, aus dem durch die betriebswirtschaftlichen Systeme gewonnenen Zahlenmaterial über den Ressourcenverbrauch mit den Führungskräften realistische Planzahlen zu entwickeln. Neben Kosten werden Kennzahlen mit qualitativem, quantitativem und wirkungsorientiertem Charakter in die Planungen einfließen. Da unser Haus mit den meisten Ministerien des Landes Berührungspunkte hat und sich unser Leistungsspektrum auf über 500 Fach- und Förderprodukte erstreckt, erfolgt die Umsetzung dieser komplexen Aufgabe in mehreren Entwicklungsschritten. Dabei ist ein wesentliches Umsetzungskriterium die Steuerbarkeit der zu erbringenden Verwaltungsleistung.
Auf der Ebene der landesweiten Fachprodukte wird es durch den Controllingprozess möglich, den Haushalt des Landes Baden-Württemberg verstärkt mit produktorientierten Kriterien zu verknüpfen.
Zielvereinbarungen
Der im Hause etablierte jährliche Zielvereinbarungsprozess wird von der Stabsstelle für Controlling koordiniert. Strategische Ziele der Fachbereiche der Ministerien werden mit den Zielvorstellungen unserer Behördenleitung zusammengeführt. Im Ergebnis liegt ein Zielekatalog vor, der neben Qualitäts-, Quantitäts- und Entwicklungszielen in geeigneten Bereichen Ziele und Ressourceneinsatz miteinander verbindet.
Berichtswesen
Mit regelmäßig erscheinenden Berichten über den Ressourcenverbrauch bei der Erstellung unserer Verwaltungsprodukte verbunden mit Qualitäts- , Quantitäts- und Wirkungskennzahlen werden den Führungskräften Informationen zur Standortbestimmung an die Hand gegeben. Damit können bei Bedarf Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet werden.
Durch Benchmarking zwischen den vier Regierungspräsidien in Baden-Württemberg wird es in ausgewählten Bereichen möglich, bei vergleichbaren Leistungen eine Positionsbestimmung über die Grenzen unseres Hauses durchzuführen. Dabei bezeichnet Benchmarking (=Maßstab festlegen) den Vergleich zwischen Produkten, Dienstleistungen und Abläufen in Behörden. Ferner legt ein laufendes Zielemonitoring der zwischen den Ministerien und unserer Behördenleitung vereinbarten Ziele den Stand der Zielerreichung im Hause transparent dar.
Beratung
Als Dienstleister berät die Stabsstelle Controlling die Führungskräfte bei allen betriebswirtschaftlichen Themen. Die Bandbreite erstreckt sich von der Begleitung der Führungskräfte bei der Interpretation der regelmäßig erscheinenden Kosten- und Kennzahlenberichte über zu erarbeitenden Planwerte für unsere Produkte bis zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen.
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